KVKK Disclosure Statement

1. Titolare del trattamento

Lunovia Records agisce in qualità di titolare del trattamento ai sensi della Legge turca sulla protezione dei dati personali n. 6698 (“KVKK”). La presente informativa illustra quali dati personali trattiamo attraverso la piattaforma, su quali basi giuridiche, a chi vengono trasferiti e quali diritti Le spettano in qualità di interessato.

Nota: una volta che Lunovia Records avrà completato l'iscrizione al registro delle imprese, la denominazione sociale, il numero MERSİS, i dati fiscali e la sede legale saranno inseriti nella tabella sopra. Nel frattempo, tutte le richieste KVKK sono gestite tramite l'indirizzo e-mail indicato.

2. Dati personali che trattiamo

I dati che trattiamo dipendono dal Suo rapporto con la piattaforma:

• Autori di demo (non è richiesto alcun account): nome/nome d’arte, indirizzo e-mail, link ai social media, testo descrittivo e file audio inviato.
• Titolari di account artista: i dati sopra indicati più password (archiviata in modo irreversibile), numero di telefono, indirizzo/città/paese, biografia, foto del profilo, link ai social media, preferenze di genere.
• Dati identificativi: solo nome e cognome. I numeri di carta d’identità turca e di passaporto NON vengono raccolti; il campo è stato rimosso e i dati già inseriti sono stati cancellati. ⚠️ La compilazione di questi campi è obbligatoria per completare il profilo dell’artista e per inviare un brano; tali dati vengono raccolti al fine di identificare la parte contraente e di adempiere agli obblighi finanziari e legali.
• Dati finanziari: coordinate bancarie/IBAN, nome del titolare del conto, nome della banca, dati di fatturazione. Richiesti solo nella fase di pagamento delle royalties e di richiesta di versamento, e il loro inserimento è a discrezione dell’utente.
• Dati contrattuali: nome del firmatario, immagine della firma autografa, data della firma, indirizzo IP al momento della firma e dettagli del browser . ⚠️ Il documento contrattuale stesso contiene nel proprio testo il nome completo dell’interessato, il numero di identificazione, il numero di telefono, l’indirizzo, l’e-mail e le coordinate bancarie; qualora il documento sia archiviato in più lingue, tali dettagli compaiono in ogni versione linguistica.
• Dati relativi al lavoro e alla pubblicazione: registrazioni audio (WAV/MP3), copertina, testi delle canzoni, dettagli sui collaboratori (autore, produttore, interprete), codici ISRC/UPC.
• Dati di sicurezza: indirizzo IP (nei registri delle attività e di sicurezza), dettagli della sessione, elenco dei dispositivi/sessioni attivi, registrazioni relative all’autenticazione a due fattori.
• Cronologia delle comunicazioni: messaggi e notifiche inviati all’utente all’interno della piattaforma.
• Collegamenti facoltativi: nome utente e avatar di Discord (solo se collegate voi stessi il vostro account), link all’artista su Spotify.

Non raccogliamo categorie particolari di dati personali. Non richiediamo mai informazioni relative alla salute, alla religione, alle opinioni politiche o dati biometrici; Le raccomandiamo inoltre di non includere tali dettagli nei campi di testo libero del Suo profilo.

Informazioni su demo e opere musicali: le opere musicali e i contenuti demo inviati tramite la Piattaforma possono essere trattati ai fini della revisione e dell’esecuzione delle relative procedure di servizio. Tali contenuti vengono esaminati esclusivamente da membri autorizzati del team, non vengono pubblicati su alcuna pagina pubblica e non vengono condivisi con terze parti per scopi diversi dalla revisione. Nella misura in cui una registrazione contenga la voce di un artista, essa può costituire di per sé un dato personale ed è pertanto soggetta alle stesse norme di sicurezza e conservazione applicabili agli altri dati personali. Per le regole di invio, si rimanda ai Termini di invio dei demo.

3. Finalità e basi giuridiche

I Suoi dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

• Gestione dei servizi della Piattaforma — gestione del sito web, delle applicazioni mobili e degli strumenti digitali; creazione di account e gestione delle sessioni.
• Gestione dei processi relativi agli artisti — gestione del profilo e della discografia, procedure contrattuali, calcolo e pagamento dei diritti d’autore, gestione delle richieste di pagamento.
• Valutazione dei demo — valutazione delle opere inviate, comunicazione dell’esito e avvio del processo contrattuale qualora un’opera venga accettata.
• Operazioni relative ai contenuti — preparazione dei metadati di distribuzione, assegnazione dei codici ISRC/UPC, consegna delle opere approvate alle piattaforme digitali, elaborazione della grafica e dei file audio.
• Processi di assistenza agli utenti — messaggistica all’interno della piattaforma, risposta alle richieste di assistenza, e-mail di notifica e informative.
• Adempimento degli obblighi legali — verifica dell’identità, registrazioni fiscali e contabili, legislazione sul diritto d’autore, risposta alle richieste delle autorità competenti.
• Sicurezza e sviluppo della piattaforma — individuazione di accessi non autorizzati e abusi, debug, misurazione della qualità del servizio.

Ai sensi dell’articolo 5 del KVKK, ciascuna attività di trattamento si basa su una propria base giuridica; non viene applicata un’unica base a tutte le attività. Le basi giuridiche per ciascuna attività:

Laddove il trattamento si basi sul consenso, potrete revocarlo in qualsiasi momento; la funzionalità correlata verrà quindi disattivata, senza che ciò influisca sul funzionamento di base del vostro account. Per le attività che non si basano sul consenso, rimane il vostro diritto di opposizione (vedere la sezione 9).

4. Destinatari dei Suoi dati

I Suoi dati personali non vengono trasferiti a soggetti diversi da quelli indicati di seguito e non vengono mai venduti:

• Fornitori di servizi di distribuzione e piattaforme di musica digitale: solo dopo che una pubblicazione è stata approvata e inviata alla distribuzione, e solo i dati necessari per tale pubblicazione (nome dell’artista, dettagli dell’opera, audio, grafica, collaboratori). I canali di distribuzione con cui collaboriamo possono variare nel tempo; il canale utilizzato viene determinato per ogni singola pubblicazione.
• Fornitore di servizi di hosting e infrastruttura: i nostri server si trovano in Turchia.
• Infrastruttura di posta elettronica (SMTP): per le e-mail di notifica che Le inviamo.
• Società di gestione collettiva (MÜYAP, MSG, MESAM): esclusivamente nella misura in cui venga presentata una registrazione per un’opera, e limitatamente ai dettagli relativi all’opera e al titolare dei diritti necessari per tale registrazione.
• Commercialista: per la contabilità dei pagamenti e dei dati fiscali.
• Autorità pubbliche competenti: in seguito a un’ordinanza del tribunale o a una richiesta prevista dalla legge.

Non viene utilizzato alcun fornitore di servizi di pagamento. I pagamenti dei diritti d’autore vengono effettuati da noi tramite bonifico bancario; le Sue coordinate bancarie non vengono trasmesse a un istituto di pagamento né a alcuna infrastruttura di pagamento di terze parti.

5. Trasferimenti transfrontalieri

Poiché alcune componenti tecniche della piattaforma sono gestite da fornitori con sede all’estero, una quantità limitata di dati viene trasferita al di fuori della Turchia. Per motivi di trasparenza, di seguito l’elenco completo:

A) Fornitori ai quali il Suo browser invia richieste direttamente. In tali richieste, il Suo indirizzo IP, i dettagli del browser e l’indirizzo della pagina in cui si trova vengono trasmessi al fornitore in questione. In questo modo non viene creato alcun profilo né impostato alcun cookie.

• Cloudflare (cdnjs) — font delle icone: le icone presenti nell’interfaccia vengono caricate da questa rete. ⚠️ Tale richiesta viene effettuata sulle pagine della Piattaforma, compresa la pagina in cui è visualizzato il presente documento.
• jsDelivr — componenti grafici e QR: solo nelle schermate della dashboard.
• Server immagini di Spotify: solo nei casi in cui la foto del profilo di un artista provenga da Spotify, al fine di visualizzare tale immagine.
• Server immagini Discord: solo se ha collegato il Suo account Discord, al fine di visualizzare il Suo avatar. L’URL della richiesta contiene il Suo ID utente Discord.
• Font: i file dei font vengono forniti dal nostro server, pertanto il caricamento dei font non comporta alcun trasferimento all’estero.

B) Fornitori ai quali i dati vengono inviati tramite il nostro server. In queste richieste il Suo indirizzo IP non viene comunicato al fornitore; vengono trasmessi solo i contenuti indicati di seguito.

• Discord (notifiche del team): ⚠️ Quando viene inviata una demo, il nome dell’artista/del progetto, l’indirizzo e-mail, il Paese e la città indicati e il link ai social media vengono inviati a questo canale di notifica. Per le altre notifiche relative agli eventi, i dati personali trasmessi sono ridotti al minimo.
• Fornitore di servizi di redazione basata sull’intelligenza artificiale: utilizzato esclusivamente nel pannello di amministrazione durante la stesura di un comunicato stampa. Il testo trasmesso può includere il nome dell’artista, il titolo dell’opera, il genere e la data di pubblicazione. I recapiti, i dati identificativi, l’indirizzo e le coordinate bancarie non vengono trasmessi.
• Servizio di traduzione: utilizzato esclusivamente per tradurre i modelli di contratto. I campi relativi ai dati personali (nome, numero di identificazione, indirizzo, numero di telefono, coordinate bancarie) vengono mascherati prima di essere inviati al servizio di traduzione e ripristinati localmente successivamente; pertanto, nessun dato personale viene trasmesso al servizio di traduzione.
• API Web di Spotify: interrogata esclusivamente tramite il link pubblico dell’artista su Spotify da Lei fornito, al fine di aggiornare la foto del profilo. L’unica informazione trasmessa è l’ ID pubblico dell’artista su Spotify.
• Servizi di distribuzione e piattaforme di musica digitale: quando un’opera viene inviata in distribuzione, la registrazione, la grafica e i metadati (nome dell’artista, crediti, ISRC/UPC) vengono trasferiti all’estero affinché la pubblicazione possa essere distribuita in tutto il mondo.

Tipi di servizi non utilizzati: non vengono utilizzati reti pubblicitarie, servizi di analisi/monitoraggio di terze parti, servizi di monitoraggio degli errori né fornitori di servizi di pagamento. Qualora venisse aggiunto un servizio di questo tipo, la presente informativa verrà aggiornata e, ove necessario, verrà richiesto il Suo consenso separatamente.

Tali trasferimenti vengono effettuati ai sensi dell’articolo 9 del KVKK, limitatamente a quanto necessario per l’esecuzione del contratto e la fornitura del servizio. I meccanismi giuridici su cui si basano tali trasferimenti vengono rivisti in linea con gli sviluppi della legislazione.

6. Periodi di conservazione

Se desidera che il Suo account venga cancellato, può utilizzare la procedura di richiesta di cancellazione disponibile nelle impostazioni del Suo account. La Sua richiesta verrà registrata ed esaminata e Le verrà comunicato l’esito. Può inoltre inviare la Sua richiesta direttamente all’indirizzo info@lunoviarecords.com.

I dati che siamo tenuti a conservare per legge (in particolare documenti finanziari, contratti e registrazioni delle firme) vengono conservati con accesso limitato fino alla scadenza di tale obbligo.

7. Sicurezza dei dati

In qualità di titolari del trattamento, adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura dei dati personali e ai rischi che il trattamento potrebbe comportare. Tali misure vengono riviste e aggiornate in linea con gli sviluppi tecnologici e i rischi riscontrati.

• Le password vengono archiviate in modo irreversibile; nessun membro del personale può visualizzare la Sua password.
• Tutto il traffico verso la Piattaforma avviene tramite una connessione crittografata.
• Le informazioni relative alle sessioni sono protette dalla lettura da parte del browser e le sessioni scadono automaticamente dopo un periodo ragionevole.
• Le chiavi relative all’autenticazione a due fattori vengono conservate in forma crittografata.
• I file caricati vengono archiviati in modo da essere protetti da accessi non autorizzati; le registrazioni audio sono accessibili solo tramite link autorizzati e a durata limitata.
• L’accesso all’interfaccia amministrativa è suddiviso in livelli di autorizzazione in base al ruolo di ciascun membro del personale; non tutti i membri del personale possono accedere a tutti i dati.
• Vengono applicate misure di limitazione dell’accesso contro i tentativi di accesso non autorizzati.

I dettagli tecnici relativi all’implementazione di tali misure di sicurezza non vengono resi pubblici, al fine di impedire un uso improprio di tali informazioni. Qualora un interessato ne faccia richiesta o un’ autorità competente lo richieda, le informazioni necessarie vengono fornite direttamente a tale soggetto.

8. Cookie

La piattaforma utilizza esclusivamente cookie di prima parte strettamente necessari: gestione della sessione, funzione «ricordami», preferenza linguistica, prevenzione dell’invio ripetuto di moduli e visualizzazione una sola volta dell’informativa sui cookie. Non vengono utilizzati cookie pubblicitari o di tracciamento.

Il nome, la finalità, la durata e le caratteristiche tecniche di ciascun cookie sono elencati in una tabella presente in una pagina separata: Informativa sui cookie.

9. I Suoi diritti in qualità di interessato

Ai sensi dell’articolo 11 del KVKK, Lei ha il diritto di:

• Verificare se i Suoi dati personali sono oggetto di trattamento,
• richiedere informazioni al riguardo qualora ciò avvenga,
• conoscere le finalità del trattamento e verificare se i dati vengono utilizzati in conformità a tali finalità,
• conoscere i soggetti terzi, in Turchia o all’estero, ai quali i dati vengono trasferiti,
• richiedere la rettifica dei dati incompleti o inesatti,
• Richiedere la cancellazione o la distruzione dei dati,
• Richiedere che le rettifiche o le cancellazioni siano comunicate ai soggetti terzi ai quali i dati sono stati trasferiti,
• Opporsi a decisioni che La riguardano e che sono state prese esclusivamente sulla base di un trattamento automatizzato,
• Richiedere un risarcimento qualora subisca un danno a causa di un trattamento illecito.

Invii le Sue richieste all’indirizzo info@lunoviarecords.com. Le risponderemo entro 30 giorni al più tardi. Può inoltre scaricare autonomamente una copia dei Suoi dati e presentare una richiesta di cancellazione dalle impostazioni del Suo account. Qualora non fosse soddisfatto dell’esito, potrà presentare un reclamo all’Autorità turca per la protezione dei dati personali.

10. Modifiche

La presente informativa potrà essere aggiornata in linea con le modifiche alla legislazione o al funzionamento della piattaforma . La versione attuale è sempre pubblicata su questa pagina; ad ogni revisione sostanziale, il numero di versione , la data di entrata in vigore e la data dell’ultimo aggiornamento indicati nella parte superiore della pagina vengono aggiornati di conseguenza. Gli utenti registrati vengono informati separatamente in caso di modifiche sostanziali.

La presente è un’informativa, non una dichiarazione di consenso esplicito. In questa pagina non viene raccolto alcun consenso e la sua visualizzazione non implica che abbiate acconsentito a qualsiasi trattamento. Laddove il trattamento richieda il consenso esplicito (i casi contrassegnati come «consenso esplicito» nella sezione 3 sopra), il consenso viene ottenuto separatamente e in modo indipendente nella schermata della funzionalità in questione; se non viene fornito, solo tale funzionalità risulterà non disponibile.