Privacy Policy

1. Von uns erhobene Daten

Wir erheben nur die Daten, die wir zur Erbringung der Dienstleistung benötigen. Die Daten lassen sich in vier Kategorien einteilen:

Benutzerdaten

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Kontodaten (Passwort – irreversibel gespeichert, niemals im Klartext; Registrierungsdatum, Kontostatus, Sprache und Benachrichtigungseinstellungen)
• Telefonnummer, Adresse, Ort, Land
• Identitäts- und Zahlungsdaten: Türkische Personalausweis- und Reisepassnummern werden NICHT erhoben (dieses Feld wurde entfernt und bereits erfasste Daten wurden gelöscht). Erhoben werden: Rechnungs-/Zahlungsadresse einschließlich Postleitzahl, IBAN, Kontoinhaber, Name der Bank, Rechnungsdaten. Diese Daten sind für die Zahlung von Tantiemen und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich und werden erst im Rahmen des Vertragsabschlusses bzw. der Zahlungsabwicklung abgefragt.

Informationen zum Künstler

• Künstlername (Künstler-/Projektname)
• Biografie
• Links zu sozialen Medien (Instagram, SoundCloud, Spotify, YouTube)
• Profilbilder
• Angaben zu den Musikwerken (Diskografie, Genre, ISRC-/UPC-Codes, Veröffentlichungsdaten)

Informationen zum Inhalt

• Demo-Dateien (MP3/WAV)
• Audioaufnahmen (Master)
• Cover-Grafiken
• Veröffentlichungsinformationen (Vertriebsmetadaten, Mitwirkende – Songwriter, Produzent, Interpret, Gastkünstler)
• Songtexte und Werbetexte

Technische Informationen

• IP-Adresse (in Verwaltungs- und Sicherheitsprotokollen)
• Geräteinformationen (Browsertyp, Betriebssystem; bei Mobilgeräten: Gerätemodell und App-Version)
• Sitzungsinformationen (damit Sie Ihre aktiven Geräte einsehen und sich von diesen abmelden können), Anmeldeversuche, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Nutzungsdaten der Anwendung (welche Bildschirme genutzt werden, Leistungs- und Fehlerdaten)
• Traffic über Freigabelinks: Wie oft Ihre Veröffentlichungslinks aufgerufen und angeklickt werden. Wir speichern hier keine IP-Adressen – lediglich einen täglich wechselnden, irreversiblen Hash, der ausschließlich dazu dient, eine doppelte Zählung desselben Besuchs zu vermeiden.

Für die Einreichung einer Demo ist kein Konto erforderlich. In diesem Ablauf werden lediglich folgende Daten erfasst: Name des Künstlers/Projekts, E-Mail-Adresse, Genre, ein Link zu sozialen Medien, eine kurze Beschreibung und Ihre Audiodatei.

2. Mobile Anwendungen

Über unsere mobilen Anwendungen können technische Daten wie die App-Nutzung, Geräteinformationen, Leistungsdaten und Benutzereinstellungen verarbeitet werden, um unsere Dienste bereitzustellen.

• Die App nutzt dieselbe Authentifizierungsinfrastruktur wie die Webversion, um auf Ihr Konto zuzugreifen; Sitzungsdaten werden sicher auf Ihrem Gerät gespeichert.
• Mobile Anwendungen verwenden keine Cookies; stattdessen kommen gerätebasierte lokale Speicher und ähnliche technische Verfahren zum Einsatz (siehe Cookie-Richtlinie).
• Die App verwendet keine Werbe-ID und führt keine Werbe- oder Analyse-SDKs von Drittanbietern aus.
• Sensible Berechtigungen wie Standort, Kontakte oder Fotobibliothek werden nur dann genutzt, wenn Sie diese ausdrücklich erteilen, und ausschließlich für die jeweilige Aktion (beispielsweise die Auswahl eines Cover-Motivs).
• Zusätzlich gelten die eigenen Datenschutzpraktiken der App-Stores (Google Play, App Store); Download- und Kaufdaten werden vom jeweiligen Store verarbeitet und erreichen uns nur in Form von aggregierten Statistiken.

3. Warum wir diese Daten erheben

• Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos
• Bereitstellung von Künstlerdiensten (Dashboard-Tools, Profil, Diskografie)
• Prüfung von Demos und Beantwortung Ihrer Anfragen
• Veröffentlichungsabläufe – Vertrieb genehmigter Werke, Vergabe von ISRC-/UPC-Codes
• Darstellung von Statistiken – Anzeige Ihrer Streaming- und Share-Link-Daten
• Plattformentwicklung – Fehlerbehebung, Leistungsmessung, Verbesserung der Servicequalität
• Sicherheit – Verhinderung von Missbrauch und Aufdeckung unbefugter Zugriffe
• Kommunikation – Versand von Benachrichtigungen zu Veröffentlichungen, Verträgen, Auszahlungen und Mitteilungen
• Berechnung von Tantiemen und Durchführung von Zahlungen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie Steuer- und Buchführungspflichten

4. Aufbewahrungsfristen

• Konto- und Veröffentlichungsdaten: solange Ihr Konto aktiv ist.
• Finanzunterlagen (Tantiemen, Rechnungen, Auszahlungen): für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist – auch nach Schließung Ihres Kontos.
• Eingereichte Demos: können gelöscht werden, sobald der Überprüfungsprozess und die damit verbundenen betrieblichen und rechtlichen Aufbewahrungspflichten beendet sind.
• Sicherheits- und Prüfprotokolle: werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist – nämlich zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, zur Verhinderung von Missbrauch und zur Bereitstellung von Nachweisen.
• Sicherungskopien: Es werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt, um die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten. Die Löschung eines Datensatzes bedeutet nicht, dass dieser sofort aus bestehenden Sicherungskopien verschwindet; Sicherungskopien werden im Rahmen ihrer eigenen Zyklen rotiert.

5. Dienste von Drittanbietern

Wir nutzen eine geringe Anzahl externer Dienste. Die nachstehende Liste spiegelt die tatsächliche Nutzung wider; es gibt kein Werbenetzwerk, keine Analyse-Tracking-Cookies und keinen Verkauf von Daten . Welche Daten in welches Land übertragen werden, ist in der KVKK-Datenschutzerklärung detailliert aufgeführt.

Dienste, mit denen Ihr Browser direkt in Verbindung tritt (Ihre IP-Adresse wird bei diesen Anfragen an den Anbieter übermittelt):

• Cloudflare CDN: Die Symbolschriftart der Benutzeroberfläche (Font Awesome) wird von Cloudflare geladen. Diese Anfrage erfolgt auf den Seiten der Plattform, einschließlich dieses Dokuments. Schriftarten hingegen werden von unserem eigenen Server bereitgestellt, sodass keine Anfrage bezüglich Schriftarten an einen externen Dienst gestellt wird.
• jsDelivr CDN: ausschließlich für die Diagramm- und QR-Komponenten auf den Dashboard-Seiten.
• Spotify-Bildserver: Nur wenn ein Künstlerprofilbild von Spotify stammt, um es anzuzeigen.
• Discord-Bildserver: nur, wenn Sie Ihr Discord-Konto verknüpft haben, um Ihren Avatar anzuzeigen.

Dienste, an die wir Daten von unserem Server senden (Ihre IP-Adresse gelangt bei diesen Anfragen nicht zum Anbieter):

• E-Mail-Versand: Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht werden zum Versenden von Benachrichtigungen verwendet. Unsere E-Mail-Infrastruktur läuft auf unserer eigenen Domain.
• Discord (Team-Benachrichtigungen): Wird zum Versenden interner Benachrichtigungen an unser Team verwendet. ⚠️ Wenn Sie eine Demo einreichen, werden Ihr Künstler-/Projektname, Ihre E-Mail- Adresse, das von Ihnen angegebene Land und die Stadt sowie Ihr Social-Media-Link an diesen Benachrichtigungskanal gesendet.
• KI-Anbieter: Wird vom Tool zur Erstellung von Pressemitteilungsentwürfen im Admin-Bereich verwendet. Der gesendete Text kann den Künstlernamen, den Titel des Titels, das Genre und das Veröffentlichungsdatum enthalten. Es werden keine Kontaktdaten, Identitätsdaten oder Bankdaten übermittelt.
• Übersetzungsdienst: Wird zur Übersetzung von Vertragsvorlagen verwendet. Felder mit personenbezogenen Daten (Name, Adresse, Postleitzahl, Telefonnummer, IBAN) werden vor dem Versand des Textes maskiert und nach der Übersetzung lokal wiederhergestellt – somit gelangen keine personenbezogenen Daten an den Übersetzungsdienst.
• Spotify-Web-API: dient ausschließlich zum Abrufen eines Künstlerprofilfotos und nur, wenn Sie Ihren Spotify-Link angegeben haben. Die einzige übermittelte Information ist die öffentliche Spotify- Künstler-ID.
• Vertriebsdienste: Wenn eine Aufnahme zum Vertrieb übermittelt wird, werden die Aufnahme selbst und ihre Metadaten (Künstlername, Mitwirkende, ISRC/UPC) an den jeweiligen Vertriebsdienst übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt ausschließlich für diese Aufnahme und nur im Rahmen des Vertriebsprozesses.
• Hosting: Die Plattform wird auf einem Server mit Standort in der Türkei betrieben.

Derzeit werden keine weiteren externen Dienste – wie beispielsweise ein Anbieter für Fehlerverfolgung oder ein Zahlungsabwickler – genutzt . Sollte ein solcher Dienst eingeführt werden, werden diese Richtlinie und die KVKK-Datenschutzerklärung aktualisiert.

6. Sicherheit

• Passwörter werden irreversibel gespeichert; Passwörter im Klartext werden niemals aufbewahrt, kein Mitarbeiter kann Ihr Passwort einsehen, und es kann Ihnen nicht angezeigt werden.
• Der gesamte Datenverkehr zur Plattform erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.
• Sitzungen enden automatisch nach einer angemessenen Zeitspanne; Sie können Ihre aktiven Sitzungen im Bereich „Einstellungen“ einsehen und sich dort abmelden.
• Geheimnisse im Zusammenhang mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden verschlüsselt gespeichert.
• Von Ihnen hochgeladene Dateien werden nach Typ überprüft und so gespeichert, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Der Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche ist je nach Rolle der Mitarbeiter in Berechtigungsstufen unterteilt; nicht jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf alle Arten von Daten.
• Master-Aufzeichnungen sind nicht öffentlich zugänglich; der öffentliche Bereich der Plattform bietet lediglich eine kurze Vorschau.

Hinweis: Die technischen Details zur Umsetzung unserer Sicherheitsmaßnahmen werden nicht veröffentlicht, um einen Missbrauch dieser Informationen zu verhindern.

7. Ihre Rechte

Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, eine Kopie davon anfordern, die Daten berichtigen, löschen lassen oder der Verarbeitung widersprechen. Über die Einstellungen im Künstler-Dashboard können Sie Ihre Daten exportieren oder einen Löschantrag stellen. Wenn Sie in der Türkei wohnen, finden Sie in der KVKK-Erklärung Informationen zu Ihren gesetzlichen Rechten und deren Ausübung.

8. Daten von Kindern

Die Plattform ist nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt. Wenn Sie minderjährig sind, benötigen Sie die Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten, bevor Sie ein Konto erstellen oder ein Werk einreichen.

9. Änderungen und Kontakt

Diese Richtlinie kann aktualisiert werden, um Änderungen der Rechtslage oder der Plattform Rechnung zu tragen; wesentliche Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Fragen:

• E-Mail: info@lunoviarecords.com
• Web: lunoviarecords.com